مدیریت حساب کاربری

۱۰-۸-۱

طبقه ­بندی داده ­ها در سیستم

۱۰-۸-۲

شناسایی خطرات داده ­ها و اطمینان از کنترل­های امنیتی مناسب برای کاهش خطرات

۱۰-۸-۳

تأیید درخواست برای دسترسی به انتشار و افشای اطلاعات

۱۰-۸-۴

لغو دسترسی به سیستم در زمان مناسب

۳-۲-۱۱- نظارت و مدیریت:
طبق ضرب­المثل: “آن­چه را می­توان مدیریت کرد که قابل اندازه ­گیری باشد"، مدیریت فرایند کسب­وکار اجازه می­دهد تا فرآیندها، همان­گونه که اجرا می­شوند، دیده شوند و با تعیین معیارهای کلیدی کسب­وکار، چگونگی انجام معاملات کسب­وکار، از طریق فرآیندها نشان داده شوند. این نوع مدیریت در واقع ابزاری است که نه­تنها به عمل­ها و عکس ­العمل­ها در هر فرایند واکنش نشان می­دهد، بلکه تنها راه برای مدیریت تهدیدها و فرصت­ها می­باشد. بنابراین با ارائه­ اطلاعات کمک می­ کند تا سیستم، علل ریشه­ای مشکلات را کشف کند و با دریافت بازخورد عینی، فرایند­ها را بهبود دهد]۴۵[.
در واقع، مدیریت فرایند کسب­وکار فرآیندهای جاری در سازمان را متبلور کرده و معیارهای کلیدی که بر آن فرآیندها تأثیرگذار هستند را مشخص می­نماید. به این ترتیب، می­توان فرآیندهای مؤثر و معیارهای بهبود دهنده را استخراج نمود و در زمان مناسب و به­هنگام، بر آن­ها نظارت کرد. این فن­آوری منجر به اندازه ­گیری عملکرد واقعی سازمان می­ شود و می ­تواند با اهداف تعیین شده توسط سازمان مقایسه شود. اطلاعات به دست آمده از پایش فرایند­ها به مدیران کمک می­ کند تا به کشف نقاط ضعف در مدیریت و بهینه­سازی فرایند­ها دست یابند. به عنوان مثال، در فرایند تدارکات زنجیره تأمین وضعیت اجرا بررسی می­ شود و محموله­های دارای تأخیر که با پرچم قرمز نشانه­گذاری شده ­اند را مشخص می­ کند، یا در یک فروشگاه خرده­فروشی هنگامی که موجودی انبار زیر سطح موجودی تعیین شده باشد، هشداری از ابزارBAM به کاربر جهت رفع کمبود ابلاغ می­گردد. این هشدار می ­تواند، یک فرایند خودکار اطلاع­رسانی سفارش خرید به فروشنده باشد. بنابراین موتور فرایند کسب­وکار از اولین مرحله بایستی به ابزار BAM مجهز باشد ]۱۵[.
از این­رو مدیریت فرایند کسب­وکار به طورخودکار به رفع مشکل ارسال شده می ­پردازد. مدیران سازمان­ها با بهره­ گیری از راه­های مختلفی مدیریت فرایند های کسب­وکار را بر عهده می­گیرند. مدیران با بینشی درسطح بالاتر، وظایف گوناگون را به کارکنان واگذار می­ کنند. آن­ها همین­طور می­توانند به صورت دستی وظیفه ­ای را دوباره به فرد مناسب اختصاص دهند. بهترین ابزار کمک به مدیریت، BAM^[48] می­باشد که با استقرار KPI^[49] ها به مدیران اجازه می­دهد به مشاهده­ عملکرد کارکنان در فرآیندها و چگونگی انجام وظایف خاص بپردازند. ارائه­ گزارشات تحلیلی به­ صورت گرافیکی، نموداری و تحلیلی است.
۳-۲-۱۱-۱- داشبورد مانیتورینگ^[۵۰]
مانیتورینگ فعالیت کسب­وکار ، عبارتی است که توسط شرکت گارتنر ابداع شده و هدف آن تعیین و تشخیص رخدادهای غیر­عادی یک فرایند و هشدار دادن به کاربر جهت رفع آن رخداد می­باشد]۱۵[. این فن­آوری، نرم­افزاری برای نظارت در زمان واقعی فرآیندهای کسب­وکار می­باشد و داشبورد، صفحه نمایش بصری است، که نشان دهنده وضعیت کسب­وکار یک شرکت و یا فرایند، از طریق شاخص­ های کلیدی عملکرد بوده و به صورت عددی و گرافیکی نشان داده می­ شود ]۴۵[. کاربران کسب­وکار می­توانند از پیشرفت فرآیندهای عملیاتی با بهره گرفتن از مانیتورینگ فعالیت های کسب­وکار اطلاع حاصل نمایند.
از طریق BAM، کاربران کسب­وکار می­توانند مشکلات فرایند را تجزیه­وتحلیل کرده و به تعیین علت ریشه­ای مشکلات بپردازند. ابزارBAM اطلاعات موجود را به صورت گرافیکی در اختیار کاربران قرار می­ دهند و تجسم سطح بالایی از یک فرایند اجرایی را به یک کاربر ارائه می­دهد و جریان مسیرهای بحرانی و تنگناها را در فرایند مشخص می­سازد. کاربران می­توانند سطوح مختلف جزئیات فرایند­ها را از طریق KPI ها استخراج نمایند. در داشبورد مانیتورینگ مواردی از جمله، متوسط زمان اجرای فرایند، کوتاه نمودن زمان اجرای فرایند، تأخیر اجرای فرآیندها و علت تأخیرها، نقش واحدهای سازمان در اجرا و تأخیر فعالیت­ها و … به­ صورت هوشمند، قابل ارزیابی هستند و تحت پایش و کنترل قرار خواهند گرفت. پردازش اطلاعات به تحلیل­گر اجازه می­دهد هزینه­ های یک فرایند را بررسی کند و بر اساس اطلاعات هزینه، نرخ بازگشت سرمایه را تخمین بزند]۱۵[.
در این فن­آوری زمانی که کاری برای شخصی ارجاع می‌شود، مهلت انجام آن کار نیز به وی اعلام می­گردد. در این هنگام کاربر باید در مدت زمان مشخص شده، اقدام به انجام کار نماید، در غیراین­صورت، سیستم میزان تأخیر وی را محاسبه کرده و در گزارشات BAM ارائه خواهد نمود. همچنین، به­ دلیل این­که همه اقدامات و فعالیت‌ها در سیستم BPMS ثبت می‌شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آن­ها با یکدیگر نیز به­راحتی توسط فن­آوری BAM وجود دارد.
ویژگی­های نظارت سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار از طریق داشبورد مانیتورینگ]۴۲[:
تعداد فرآیندهای در حال اجرا و خاتمه یافته به صورت آنلاین
عملکرد نسخه­های متفاوت فرایند و مقایسه­ آن­ها با یکدیگر
مشاهده­ پراکندگی فعالیت­ها در یک فرایند و نسخه­های آن
مشاهده­ عملکرد پرسنل در هر فرایند
محاسبه زمان میانگین ، بیشترین و کمترین برای انجام هر فرایند و فعالیت­ها
محاسبه زمان میانگین ، بیشترین و کمترین برای انجام هر فعالیت به ازای پرسنل
تعریف شاخص KPI بر روی فرآیندها، بر اساس تعداد فعالیت­ها، میانگین زمان اجرای فعالیت، میانگین زمان اجرای فرایند
مشاهده­ وضعیت شاخص ­ها در داشبورد مدیریتی
از جمله­ شاخص­ های دارای اهمیت در زیرگروه نظارت و مدیریت که مرحله­ سوم از چرخه­ی حیات کسب­وکار را شامل می­ شود می­توان به BAM، مدیریت نمونه ­ای، مانیتورینگ گردش کار، مسیرهای حسابرسی و منابع سازمان اشاره کرد (جدول ۳-۱۱).
جدول ۳-۱۱- شاخص­ های نظارت و مدیریت در مدیریت فرایند کسب­وکار

 ۱۱

نظارت و مدیریت

۱۱-۱

نظارت بر فعالیت­های کسب­وکار (BAM)

۱۱-۱-۱

صفحه­های آمار، مجموعه­های اطلاعاتی